Często mówi się, że wystąpienia publiczne należą do jednych z najbardziej stresujących sytuacji, a jednak to właśnie wystąpienia publiczne są jednym z kluczowych warunków powodzenia w biznesie. Nasze wystąpienie może zadecydować o powodzeniu wdrożenia zmiany, współpracy z nowym klientem czy dalszym rozwoju. Na szczęście jest to kompetencja, którą można budować, na co coraz częściej decydują się nasi Klienci. Poniżej dzielimy się doświadczeniem jak podejść do szkolenia z wystąpień publicznych i rozwijania tych umiejętności.

 

Od 13 lat pracuję z moimi Klientami nad rozwijaniem ich umiejętności tzw. miękkich, w których znaczącą rolę odgrywają umiejętności wystąpień publicznych. Raz są to zwykłe prezentacje biznesowe, sprzedażowe połączone z prezentacją produktów, a innym razem prezentacje do Zarządów. Kiedy pytam Klientów o uzasadnienie biznesowe, z jakiego powodu potrzebujemy rozwijać tego typu kompetencję w organizacji, często słyszę np., że chcemy poprawić komunikację w organizacji albo wzmocnić ludzi w tych tzw. umiejętnościach komunikacyjnych, bo dużo mają prezentacji do małych i dużych grup.

 

Jak się można domyślić to niewystarczająca ilość informacji, aby można było przygotować warsztat, a co dopiero trenera do pracy z wyzwaniami uczestników. Oczywiście trochę tu uogólniam, ale chciałbym zaznaczyć, że naprawdę warto zapytać kilka osób o to dlaczego? i jak?  Dzięki temu będziemy mieć konkretny materiał do pracy na warsztacie, a  Uczestnicy mając sprecyzowane cele będą bardziej zaangażowani i więcej z tego wyniosą dla siebie. Aby sprecyzować te cele, warto zapytać samego siebie: co umiem? a czego np. się obawiam podczas prowadzenia moich prezentacji. Dobrze jest jednak zweryfikować postrzeganie siebie i swoich umiejętności poprzez zapytanie kogoś jeszcze, np. kogoś kto jest odbiorcą moich wystąpień – czy kolegów z pracy, czy przełożonych albo Klientów – jak odbierasz mój przekaz? Co było najlepsze, a co nie wyszło i mógłbym to poprawić – zarówno w obszarze obrazu jak i treści, wyglądu i stylu, albo ogólne wrażenie…

 

Co najczęściej słyszę od uczestników szkoleń dot. umiejętności wystąpień publicznych i prowadzenia prezentacji? Poniżej mały ranking z moich kilkunastu lat doświadczeń:

  • Odczuwam stres
  • Nie jestem pewny siebie
  • Nie mam albo nie jestem pewny swojego planu i struktura prezentacji vs realizacja (nie wychodzi tak jak zaplanowałem)
  • Nie mam pojęcia co robić z tą tzw. mową ciała
  • Zastanawiam się jak skutecznie poradzić sobie z grupą (lub indywidualnymi jednostkami) w trakcie spotkania
  • Chciałbym być konkretny, nie rozpraszać się
  • Nie umiem robić prezentacji w Power Point

i rzeczywiście, z moich obserwacji Klientów przed i w trakcie szkoleń, wynikają najczęściej podobne potrzeby. Cżęsto pojawiają sięteż takie jak:

  • Totalny brak przygotowania
  • Nieczytelna struktura prezentacji
  • Nieczytelne lub przeładowane slajdy
  • Używanie żargonu albo długich zdań
  • Brak higieny, dbania o siebie w trakcie prezentacji (woda, oddech, przerwa, światło, etc. )
  • Pozostawianie pytań bez odpowiedzi
  • Brak podkreślenia sedna i trzymania się meritum – celu spotkania
  • Mówienie zbyt szybko lub zbyt wolno
  • Brak kontaktu ze słuchaczami – mam tu na myśli wszystkich odbiorców prezentacji (o ile nie jest do gala lub duża konferencja)

 

No dobrze, to co zrobić? O czym warto pamiętać, żeby nie dać plamy, a co więcej, żeby wypaść jak wspaniały mówca? A przynajmniej bardzo dobry?

Jeden z Klientów, z którym pracowałem, globalna marka z Centrum Operacyjnym w Polsce – przechodził totalną transformację. Firma zmieniała barwy właścicielskie jak i kulturę organizacji. Wyzwanie przed jakim stanęli managerowie poszczególnych business unitów to przedstawienie nowej marki oraz wprowadzenie nowej kultury organizacyjnej do swoich zespołów. Jednym z działań, które miały wesprzeć zmianę, było przygotowanie konferencji dedykowanej pracownikom wspomnianej firmy. W programie były krótkie przemówienia managerów linii biznesowych, które miały na celu wprowadzić pracowników do nowej sytuacji, m.in. przedstawienie nowego właściciela – inna marka, inne zasady (a może podobne?), jak teraz zmieni się nasz wewnętrzny świat (i czy osobiście to odczujemy?), no i najważniejsze - dlaczego teraz będzie nam lepiej (dokąd zmierzamy, jacy chcemy być?). Każdy, kto choć raz mierzył się z wdrażaniem tego typu zmian, domyśla się jak trudne jest to wyzwanie. Szczególnie gdy sam manager jeszcze nie odnalazł się w zmianie i nie jest do niej przekonany… Ale to już temat na inny artykuł.

 

Nie byłoby sukcesu bez dobrego przygotowania.

Kiedy managerowie dowiedzieli się o konferencji, przerażenie pojawiło się w oczach przynajmniej kilku z nich. Nie u wszystkich, bo przecież część z nas uwielbia takie wyzwania, a co więcej wystąpienia publiczne. I tu zaczyna się przygoda. Co trzeba zrobić, żeby dobrze się przygotować? Poniżej lista pytań, które sobie zadaliśmy.

 

Pytania jakie warto zadać również przed Twoją prezentacją (cześć z nich pomogła nam w wyżej opisanym wyzwaniu):

  • Jaki jest cel prezentacji, co chcesz osiągnąć? (co i dlaczego, co ludzie mają mówić, zapamiętać, umieć)
  • Ile mam czasu i dlaczego tak mało/dużo? (sprawdź czy masz zegar w sali)
  • Czy jest czas na kontrakt z grupą?
  • W jakiej formie chcę pracować (tylko przekaz czy może też interakcja z grupą)?
  • Jakie mam warunki do pracy (sala, sprzęt, oświetlenie, klimatyzacja, ale i ubiór, etc.)
  • Jak będę wyglądał? (ubiór, sprzęt, dodatkowe narzędzia - gadgety, wydruki, etc.)
  • Kto jest odbiorca mojego wystąpienia (co wie? a czego nie wie? jakie może mieć pytania? jakie może mieć oczekiwania? czego chce się dowiedzieć? jak może się zachowywać? Jakie ma motywacje? czy mam jakiegoś sprzymierzeńca w grupie, który będzie mógł mnie wesprzeć w trudnej dyskusji?)
  • Jaką wykorzystać strukturę prezentacji? jaki jest plan? Co jeśli ktoś mnie będzie rozpraszać?
  • Z humorem, czy na poważniej (zależy od celów, grupy odbiorców i warunków, nie wspominając o własnej osobowości – niektórzy po prostu tego nie lubią, nie czują się z tym dobrze)
  • Czy mam czas na próbę generalną? (musisz go znaleźć)

Przygotowanie do konferencji zamieniło się w zbieranie danych, porządkowanie ich w jedną strukturę, różne prezentacje i co najważniejsze - ćwiczenia „na sucho”, bez audytorium. Niezmiennie ćwiczyliśmy mowę ciała jak i przejścia od tych pomiędzy slajdami jak i między mówcami. Im bliżej konferencji, tym więcej było spokoju i pewności siebie. Oczywiście finalnie nie obyło się bez wpadek – nieobecni na przygotowaniach nas nie zawiedli, ich braki było widać gołym okiem.

 

Najważniejsze to być sobą

Zauważyłem pracując z ludźmi na szkoleniach, że żeby zbudować ich własne przekonanie o skuteczności w wystąpieniach publicznych, nie należy przesadzać z wychodzeniem zbyt daleko od ich strefy komfortu. Może to nie wszystkim się spodoba, ale ludzie są różni – tak wszyscy to wiemy, ale czy to czujemy i rozumiem i umiemy z tym pracować na sali, to już inna kwestia.

W przypadku prezentacji i wystąpień każdy ma jakiś mocny zasób, ale i elementy do usprawnienia. Niezależnie od tego jak dobrzy jesteśmy, są też elementy, których nie chcemy robić i nie ma co na siłę ich wdrażać, bo póki nie ma przekonania i zrozumienia o ich wartości dla prowadzącego lub audytorium – nic z tego nie będzie.

 

Kilka praktycznych wskazówek

Poniżej przedstawiam kilka technik/narzędzi, które pomogą Ci przygotować się do wystąpienia i zwiększyć swoją pewność siebie na scenie.

 

Struktura

Poniższe przykłady struktur dobrze sprawdzają się zarówno do całej prezentacji jaki i do modułowej formy prezentowanych zagadnień:

  • Wstęp / Rozwiniecie / Zakończenie
  • Powiedz o czym powiesz / Powiedz to / Powiedz o czym powiedziałeś
  • Problem / Przyczyna problemu / Rozwiązanie / Aktywności do realizacji
  • Pomysł / Problem / Rozwiązania / Korzyści/ Podsumowanie
  • Przeszłość / Teraźniejszość / Przyszłość
  • Globalnie / Lokalnie / W skali mikro
  • Od ogółu do szczegółu lub na odwrót
  • Kto? / Co? / Gdzie? / Kiedy? / Dlaczego?

 

Zwróć uwagę, że struktura prezentacji, czy też wypowiedzi  buduje nie tylko twój profesjonalny wizerunek jako mówcy ale również buduje spokój i poczucie bezpieczeństwa u Ciebie, jak i u odbiorców Twojego wystąpienia.

 

Minimalny kontrakt z grupą

  • Cel naszego spotkania
  • Trzymamy się czasu
  • Nie przeszkadzamy sobie – telefony / komputery / rozmowy poza zakresem merytorycznym i w trakcie wypowiedzi innych
  • Szanujemy siebie nawzajem
  • Kiedy zadajemy pytania
  • Co robimy z tematami pobocznymi

Kontrakt pozwala nam nieco bardziej zapanować nad grupą, umówić się na wspólne zasady gry, ramy. Pozawala nam opanować czas, trzymać się tematu i zarządzać struktura i planem wystąpienia.

 

Co z tą mową ciała?

Jeżeli chcesz być dobrze odebrany i zrozumiały słowa i gesty muszą być spójne, dlatego warto nauczyć się podstawowych zasad. Wydano już na ten temat setki książek, a Internet tonie w ilości pomysłów - filmów wideo z przykładami z polityki czy sali szkoleniowej nie brakuje. Niezależnie jednak od tego, zastanów się czy sam kontrolujesz to co proponuję poniżej:

  • Stój równo i pewnie na obu nogach
  • Poruszaj się w umiarkowanym tempie – czasem warto się ruszyć / zmieniaj dynamikę, jeśli jest to częścią scenariusza
  • Zmieniaj rytm i tempo mówienia – szybko o tematach znanych, wolniej o tematach ważnych, mniej znanych
  • Utrzymuj z odbiorcami kontakt wzrokowy – przynajmniej na 1 sekundę (niech każdy poczuje, że mówisz do niego)
  • Opanuj ręce, ale i używaj gestów rąk (jeśli nie potrzebujesz długopisu to go odłóż)
  • Ważne  - uśmiechaj się – naturalnie!
  • No i stosuj pauzy – one fajnie działają jako akcent i uwaga u słuchaczy

 

Trudne pytania

Chyba każdy z nas się z tym mierzy. Jak zareagujesz jest też miarą Twojej pewności siebie… A przecież wielu z nas chciałoby mieć wizerunek silnego, pewnego siebie lidera. Oto kilka przykładów jak można zarządzić trudnymi pytaniami:

  • Dziękuję za pytanie…
  • To dobre pytanie…
  • Świetne pytanie, też się nad nim zastanawiałem…
  • To trudne pytanie, może ktoś z Państwa chciałby się do niego odnieść zanim ja to zrobię…
  • Kto z Państwa chciałby odpowiedzieć na pytanie, które przed chwila usłyszeliśmy…
  • Przepraszam nie mam wiedzy na ten temat…
  • Przepraszam, ale pytanie wybiega poza zakres moich kompetencji (wiedzy), sprawdzę i wrócę do Pana/Pani
  • Według mojej wiedzy…
  • Z mojego doświadczenia…
  • Mam inne zdanie na ten temat, jednak chciałbym trzymać się agendy… temat możemy rozwinąć na przerwie lub po spotkaniu…

 

A co zrobić ze stresem i budowaniem pewności siebie w wystąpieniach?

  • Nie osiągniesz sukcesu bez ćwiczenia i prób
  • Przygotuj swój umysł na trudne sytuacje. Zadaj siebie pytania co byś w takiej sytuacji zrobił i zwizualizuj to jak sobie z nimi radzisz
  • Pij wodę (nie kawę, nie sok, nie gazowane napoje), pij wodę - ona jest lekiem na wszystko: ochładza organizm kiedy się  pocisz w stresie, dotlenia mózg i podnosi naszą sprawność psychofizyczną, pozwala Ci także zrobić małą przerwę w trakcie gorącej dyskusji
  • Oddychaj – głęboki wdech przeponą i  wydech, który powinien być 2 x dłuższy niż wdech
     – 5 powtórzeń powinno wystarczyć, żeby się uspokoić (nie za dużo bo się hiperwentylujesz i stracisz przytomność, a tego nie chcemy)
  • Daj sobie prawo do przerwy, kiedy coś nie poszło (sprzęt albo dyskusja / atak personalny). Powiedz, przepraszam ale potrzebuję 3 minuty przerwy, żeby opanować emocję i skupić na konkretach / faktach / meritum. Chciałbym, żeby wszyscy wyszli z tej dyskusji z konstruktywnymi wnioskami.

 

Niezależnie czy jesteś specjalistą, managerem, członkiem zarządu, pracujesz dla dużej czy małej firmy, masz już doświadczenia lub nie w wystąpieniach publicznych, mam nadzieję, że znalazłeś w tym artykule choć kawałek dla siebie, a jeśli czegoś Ci zabrakło - napisz do nas :)