Ze względu na pandemię zostaliśmy w wielu przypadkach zmuszeni do pracy z domu, a co za tym idzie – wielu menedżerów zarządza teraz zdalnie, zespołami rozproszonymi. Poniższe reguły choć pisane w obecnym kontekście, odnoszą się również do pracy zdalnej jako takiej. Na bazie naszych doświadczeń i wiedzy, wyróżniliśmy 5 filarów pracy zdalnej:

• Środowisko
• Kompetencje
• Zarządzanie
• Zaangażowanie
• Wellbeing

Zapraszamy do lektury.

#ŚRODOWISKO

1.    Intuicyjna i funkcjonalna technologia
Warto zadbać o jak najprostsze i user friendly środowisko pracy. Jeśli organizacja ma już jakieś rozwiązanie wdrożone i pracownicy mniej lub bardziej są już z nim zaznajomieni to nie warto nagle przenosić się w zupełnie w nowe środowisko – to potęguje stres. Niemniej jednak istotne kwestie to: jak najłatwiejszy dostęp do poszczególnych plików/aplikacji, prosta architektura danych i przyjazny interfejs. Dobrze, gdyby firma posiadała zintegrowane systemy, pozwalające na to, aby z jednego miejsca dostać się do każdego innego, celem pozyskania odpowiednich danych. Jeśli jeszcze nie macie takiej praktyki, to polecamy zainstalować na każdym komputerze narzędzie pozwalające Działowi IT przejęcie pulpitu użytkownika. Gdyby coś nie działało – firmowy helpdesk szybko usunie problem i  wesprze mniej doświadczonych użytkowników.

 

2.    Minimalna ilość narzędzi i kanałów komunikacji
Przeniesienie się całej, lub większej części firmy w tryb pracy zdalnej oznacza zwiększoną ilość tele i vidoekonferencji czy pracy kreatywnej we wspólnych przestrzeniach (jak np. platformy interaktywne typu trello, mural, padlet etc.). Nagle zostaliśmy zmuszeni do zapoznania się z wieloma nowymi narzędziami i funkcjonalnościami, dlatego żeby jak najszybciej przejść w tryb efektywnej pracy zdalnej należy zminimalizować ilość używanych narzędzi. Zatem jeśli używamy kilku narzędzi do videokonferencji to warto zdecydować się na jedno i wprowadzić je jako standard w firmie. Najlepiej żeby to było takie narzędzie, które pozwoli nam na jak najwięcej aktywności w ramach swoich funkcjonalności. Pamiętajcie również o tym, aby minimalizować ilość kanałów komunikacji i jasno sprecyzować do jakiego rodzaju komunikacji dany kanał służy. Jeśli zadania do wykonania będziecie przesyłać sobie w firmowym systemie, mailem i na komunikatorze, na dodatek w różnym momencie (np. „wrzutki”) to odnalezienie ich będzie pożerało mnóstwo czasu i energii, a część z nich może po prostu umknąć. Konieczność pamiętania, co kto i gdzie napisał angażuje niepotrzebnie pamięć, obniżając bieżącą sprawność operacyjną, a ryzyka będą potęgować obawy, stres i frustracje współpracowników.

 

3.    Klarowne i użyteczne procedury, standardy i zasady 
Określenie jasnych zasad i standardów współpracy jest ważne, ale nieścisłości w środowisku zdalnym dają się we znaki szczególnie. 
Obecnie, jeszcze bardziej niż do tej pory, potrzebne są jasne i przejrzyste procedury i instrukcje zamiast opasłych segregatorów i plików, których i stacjonarnie nikt nie czyta. Zatem nie tylko dostęp do firmowych procedur powinien być prosty, ale i same procedury powinny być klarownie i prosto opisane, a może nawet sprowadzone do prostej grafiki z intuicyjnymi piktogramami. Ważne też, by były one ze sobą spójne i cyklicznie rewidowane.
W sytuacji pandemii warto pamiętać, że nasze domy dzielimy z innymi ich mieszkańcami. Dobrze jest rozumiejąc tą sytuację, w uzgodnieniu z przełożonymi i współpracownikami, wyznaczyć konkretne godziny, w których wszyscy są dostępni np. na video czy telekonferencje i ustalić, że poza nimi staracie się kontakt ograniczać do minimum.  
Elementem koniecznym jest przygotowanie wszystkich do pracy w nowych standardach.

 

#KOMPETENCJE

1.    Szkolenia wstępne z narzędzi i procedur
Kiedy już wybierzemy stosowny system i narzędzia, elementem koniecznym jest przygotowanie wszystkich do pracy w nowych standardach.
Współpracownicy muszą mieć jasność co do tego w jaki sposób poruszać się w środowisku wirtualnym, co jest ważne, jakie mamy wewnętrzne zasady korzystania z nich i gdzie mogą znaleźć pomoc w przypadku problemów technicznych lub niejasności. Nawet jeśli część narzędzi była już używana – warto tą wiedzę odświeżyć. Dobrze sprawdzają się webinary i szkolenia online uzupełnione listami FAQ. Zarówno nagranie z webinaru jak i FAQ powinny być łatwo dostępne dla każdego pracownika. Jeśli nie macie działu IT, który mógłby być wsparciem technicznym – wyznaczcie osoby, które mogą pracowników wesprzeć przynajmniej w pierwszych dniach nowego systemu pracy, a także będą strażnikami wypracowanych standardów.

2.    Samozarządzanie
Pracując zdalnie należy uważać aby nie wpaść w pułapkę wyobrażeń na ten temat – nie musimy jeździć do biura, więc: mamy więcej czasu, możemy pracować na kanapie, możemy zrobić przerwę w dowolnym momencie... To wszystko prawda, jednak bardzo ważne są tu samodyscyplina oraz dobra organizacja czasu i miejsca pracy. Przede wszystkim:

• Planowanie pracy – oprócz codziennych operatywek z zespołem, warto zadbać o indywidualny plan dnia – zarówno zadania i czas ich wykonania, jak i przerwy czy czynności domowe. To pozwoli lepiej zorganizować dzień i oddzielić czas prywatny od zawodowego. Jest mnóstwo aplikacji wspierających planowanie pracy jak np. todoist czy trello, jednak wg niektórych, równie dobrze sprawdzi się kartka papieru z wypisanymi zadaniami. ?
• Unikanie rozpraszaczy – wyłączony TV, porządek w miejscu pracy, wyciszenie telefonu i powiadomień z portali społecznościowych, postawienie pod ręką czegoś do picia itd.
• Ustalenie domowego dress code – o ile praca z domu pozwala na wygodę i pewien luz w doborze stroju, o tyle nie zawsze służy to efektywności. Praca w piżamie może być wygodna ale może też rozleniwiać, a już z pewnością zaciera granicę między życiem zawodowym a prywatnym. Nie trzeba od razu zakładać koszuli, ale – nie tylko kiedy nas widać – dobrze, aby wygląd był schludny i różnił się choć trochę od „domowego” .
• Stworzenie grafiku z domownikami – jako, że obecnie w wielu przypadkach wszyscy lub większość domowników ma swoje aktywności w online (zawodowe lub szkolne) to dobrze jest ustalić grafik uwzględniający potrzeby wszystkich. Fajnym pomysłem są też domowe strefy czy godziny ciszy, które można poświęcić na pracę koncepcyjną.

Rekomendujemy poznanie kilku technik do efektywnego zarządzania sobą w czasie jak np. Get things done czy znane powszechnie macierz Eisenhowera, Technika Pomodoro.

 

3.    Pigułki wiedzy dostępne w formule VOD
Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie firmowej bazy wiedzy, gdzie znajdziemy nie tylko szereg procedur i instrukcji, ale też sekcję z artykułami oraz pigułkami wiedzy w formie video – to mogą być zarówno materiały dotyczące funkcjonujących w firmie procedur i narzędzi, ale też takie, które odpowiadają na aktualne potrzeby kompetencyjne pracowników jak np. sposoby zarządzania sobą w czasie, komunikacja w zespole rozproszonym, motywowanie pracowników zdalnych etc.

 

#ZARZĄDZANIE

1.    Dobrze sprecyzowane cele
Zarządzanie pracą zdalną wydawać się może trudniejsze niż gdy jesteśmy w biurze, jednak może nauczyć nas praktyk, które po powrocie do biur nadal będą świetnie się sprawdzać. Przede wszystkim, istotne jest by jasno i klarownie wyznaczać i komunikować cele oraz oczekiwane produkty prac. Wtedy dużo łatwiej jest monitorować postęp – zarówno menedżerowi, jak i pracownikowi. Jeśli menedżer wyznacza ogólne cele, warto dookreślić oczekiwania ilościowe, jakościowe i czasowe co do finalnego wyniku. Unikniemy tym samym rozczarowań i frustracji .
Cele powinny być wyznaczane zgodnie z regułą SMART, ale co ważniejsze – powinien istnieć dialog między menedżerem a pracownikiem dotyczący tego w jaki sposób cele te będą realizowane, jakie możliwe są zagrożenia i jakie działania prewencyjne w związku z tym należy podjąć. Prawdę mówiąc, jest to dobra praktyka nie tylko w pracy zdalnej ale i na co dzień, stacjonarnie.

 

2.    Zarządzanie wynikami, nie czasem pracy
Jeśli mamy już wyznaczone konkretne cele i efekty prac to dużo łatwiej nam się przestawić na zarządzanie wynikami, a nie czasem pracy. Jak już pisaliśmy wcześniej, w sytuacji pandemii i związanych z tym utrudnień, szczególnie ważny jest elastyczny czas pracy, który uwzględni przerwy spowodowane np. lekcjami online dziecka lub videokonferencją innego domownika. Jesteśmy narażeni na częste rozpraszanie uwagi, więc świadomość celów i monitorowanie oczekiwanych efektów pomaga nam utrzymać kurs i skutecznie realizować swoje zadania. Menedżer koncentruje się jednak nie na kontroli działań podejmowanych przez pracownika, a na rezultatach jego pracy. 
Oczywiście ustalając produkty pracy należy wziąć pod uwagę nie tylko co ale i na kiedy powinno być wykonane, szczególnie ważne jest zatem zadbanie o dotrzymanie terminów krytycznych, które wynikają z uwarunkowań prawnych, cyklu życia organizacji czy kolejnych etapów prac w projektach.
Dojrzałe zespoły, zwłaszcza projektowe, mogą docelowo działać autonomicznie, strukturalizując się samodzielnie wokół kolejnych zadań i ucząc się w kolejnych sprintach i sesjach action learning.

 

3.    Bieżący monitoring wyników i informacja zwrotna
Jak już wspominaliśmy wcześniej, warto ustalić cykliczne spotkania monitorujące. Regularny monitoring wyników i przekazywanie informacji zwrotnej ma na celu nie tylko kontrolę postępu i jakości prac, ale przed wszystkim jest to naturalna sytuacja do nawiązania kontaktu z pracownikiem, pozwala na diagnozę ewentualnych problemów oraz identyfikację najlepszych praktyk. Jest też potrzebne do budowania u pracownika poczucia bezpieczeństwa i tego, że jest ważny, że nie zostawiliśmy go samego sobie w nowej sytuacji. Praca z domu może czasem powodować poczucie osamotnienia – szczególnie u tych, dla których cenny jest osobisty kontakt ze współpracownikami. Udzielając na bieżąco feedbacku pokazujemy innym, że oni i ich praca są dla nas ważni i że firma nadal funkcjonuje chcąc realizować swoje cele.
Szczególnie istotne są tu jednak intencje przełożonego oraz przyjęta forma monitorowania.

 

#ZAANGAŻOWANIE

1.    Regularny kontakt z przełożonym
Regularny kontakt z przełożonym jest niezwykle ważny – pozwala zarówno na bieżący monitoring, jak i na budowanie relacji z pracownikiem. Dziś, gdy wielu z nas mierzy się z wyzwaniami zorganizowania życia domowego i jednocześnie pełnoetatowej pracy, szczególnie ważne jest by przełożony nas wspierał i motywował. Oprócz cyklicznych  spotkań operacyjnych zespołu , warto ustanowić też regularne tele lub videokonferencje z każdym z pracowników. Pracownicy, którzy widzą w swoich szefach osobę życzliwą i kompetentną oraz szanującą ich pomysły, nie mają wątpliwości co do potrzeby kontaktu. Kluczem oprócz intencji jest wyczucie, takt i okazywanie szacunku. 
 
2.    Możliwość wpływu 
Jednym z czynników znacząco wpływających na zaangażowanie oprócz poczucia sensu, jest również poczucie wpływu. Najlepszą okazją do budowania jednego i drugiego jest zaproszenie pracownika do aktywności, w której coś ważnego od niego zależy i jednocześnie ma on zasoby do tego, aby sprostać wyzwaniu. Dlatego mimo przejścia na pracę online, nie warto rezygnować ze spotkań kreatywnych czy poświęconych rozwiązywaniu problemów. Przestrzeń na dokładną analizę problemów i ich przyczyn pozwala na wypracowanie takich rozwiązań, które nie tylko rozwiążą problem ale też zapobiegną jego występowaniu w przyszłości. To też dobra okazja do testowania różnych pomysłów i identyfikacji ryzyk z nimi związanych. Jeśli do tej pory nie praktykowaliśmy czegoś takiego – dobrze jest zacząć. Szczególnie gdy brak możliwości realizacji części zadań uwolnił moce pracowników. W jednej z firm, po przejściu na pracę zdalną okazało się, że uwolniono 20% czasu pracowników, co oznacza że praktycznie cały dzień mógł zostać poświęcony na pracę kreatywną – powstało w ten sposób mnóstwo pomysłów i usprawnień, a zaangażowanie w zespole wzrosło.

 

3.    Używanie technologii do budowania społeczności
W przypadku gdy większość pracowników jest rozproszona, ważne jest wzmacnianie u nich poczucia przynależności. Warto wykorzystać do tego celu technologię. Jak wiemy, nie wystarczy już firmowy intranet, potrzebne są narzędzia pozwalające na swobodną wymianę wiedzy i rozmowy pracowników. Dobrą praktyką jest dodanie tzw. small talk’ów do spotkań operacyjnych lub robienie tzw. sesji uznania, podczas których nie tylko menedżer, ale i współpracownicy mogą docenić innych członków zespołu. Innym pomysłem są wspólne spotkania integracyjne jak np. wspólna kawa/lunch czy zespołowe gry online mające na celu podtrzymanie team spirit. Jeśli mamy dostępne profile pracowników – ważne, żeby każdy z nich zawierał aktualne zdjęcie, a oprócz informacji kontaktowych (stanowisko, dział, telefon, mail), – parę słów o tej osobie. Przydatne są też narzędzia pozwalające tworzyć grupy dyskusyjne - w najprostszej formie są to fora podpięte pod intranet, jednak co raz popularniejsze są komunikatory takie jak np. Slack czy Google hangouts. Ciekawym rozwiązaniem są też platformy typu StarMeUp czy Briq, gdzie możemy doceniać współpracowników za ich pomoc w codziennych zadaniach lub zachowania zgodne z wartościami firmy w postaci specjalnych punktów, które można później wykorzystać na nagrody z kafeterii. Jest to też świetne narzędzie wspierające budowanie kultury organizacyjnej.

 

#WELLBEING

1.    Sprawność fizyczna i komfort pracy
Dobrze jest wyznaczyć sobie godziny w jakich pracujemy i np. po południu wybrać się na spacer, rower czy nawet do sklepu po zakupy – chodzi o to, by zmienić otoczenie, wyjść na dwór i oderwać się od pracy – nawet jeśli wieczorem będziemy kontynuować realizację naszych zadań. Nie zapominajmy też o ćwiczeniach, już 5 min porannej rozgrzewki każdego dnia może uczynić cuda, a jednocześnie nada nam pewien rytm, co korzystnie wpłynie na naszą kondycję psychofizyczną.
Aby zapewnić sobie komfort pracy, należy wyznaczyć miejsce, w którym będzie się pracować. Idealnie jeśli może to być biurko i odpowiednie do pracy krzesło, jednak jeśli nie ma na to warunków – wystarczy kawałek stołu i wygodne krzesło. Krzesła kuchenne nie są odpowiednie do 8 godzinnej pracy, więc jeśli czujemy że jest nam niewygodnie – są specjalne nakładki czy poduszki, które zwiększają komfort. Jeśli praca taka ma charakter czasowy warto z nich skorzystać, nie musimy od razu wymieniać całego umeblowania jadalni. ;) Jeśli pracujemy w przestrzeni wspólnej jaką jest np. jadalnia czy kuchnia, dobrze jest ustawić wirtualne tło i założyć słuchawki oraz pamiętać by każdorazowo sprzątać i po pracy i po kolacji.

 

2.    Pozytywne emocje i osobiste sukcesy
Niezwykle ważne będzie tu stworzenie takiego środowiska i kultury pracy, aby dać pracownikom poczucie bezpieczeństwa. Bezpieczeństwa rozumianego jako jasne oczekiwania i zasady rozliczania, bieżąca informacja zwrotna, wsparcie ze strony managera i organizacji (np. działu IT czy HR). Należy też zadbać o to, by każdy miał szanse odnosić sukcesy – a zatem wyznaczajmy takie cele i zadania, które mogą zostać osiągnięte w krótkiej perspektywie. Niech to będą małe rzeczy, przekazywane na bieżąco, z konkretnym efektem końcowym – to nie tylko wpłynie na satysfakcje pracownika, ale pozwoli też działać bardziej zwinnie, bez powodowania niepotrzebnej frustracji związanej z ciągłymi zmianami. Zadbajmy o to, by pracownik czuł się traktowany z szacunkiem i indywidualnie oraz aby wiedział jaki jest sens jego pracy – jak wykonywane zadania wpływają na inne aktywności firmowe i jak to przekłada się na strategię organizacji. Dbajmy o rozsądne dawki humoru i nie bójmy się doceniać nawet za najmniejsze rzeczy! 

3.    Dobre relacje z otoczeniem
Dbałość o dobre relacje z otoczeniem jest niezwykle istotna, zarówno jeśli mówimy o relacjach w zespole, jak i o tych domowych. Szczególnie drażliwa jest ta druga kwestia w sytuacji narodowej izolacji i tego, że w wielu wypadkach w domu pracuje kilku domowników. Zatem bądźmy wyrozumiali i dajmy możliwość elastycznej pracy – np. na wypadek domowych „awarii”. Jeśli jako organizacja mamy taką możliwość – wspierajmy rodziców w planowaniu aktywności dla dzieci, dostarczmy im dodatkowe materiały (np. podcasty z bajkami dla dzieci, czy materiały edukacyjne). Istotne będzie wykazywanie zrozumienia w sytuacjach od pracownika niezależnych (prace remontowe u sąsiada czy czasowa niedostępność Internetu).
Jeśli chodzi o budowanie relacji w zespole, oprócz spotkań online dot. stricte pracy, warto zaplanować też takie mniej formalne, gdzie możemy po prostu ze sobą pobyć i porozmawiać. Niektórzy organizują wspólną poranną kawę, inni wspólne oglądanie filmów (np. netflix party pozwala na oglądanie filmu w tym samym czasie i ma dostępny komunikator pozwalający na rozmowy w trakcie), grunt to zorganizowanie aktywności integrujących zespół w sposób nieformalny. 
Dojrzałe organizacje wspierają swoich pracowników w rozwoju kompetencji miękkich również w obszarze relacji osobistych. Umiejętności z zakresu komunikacji, rozwiązywania problemów, asertywności mogą okazać się bezcenne w czasie przymusowej kwarantanny, współdzielonej z bliskimi.